W dzisiejszych, dynamicznie zmieniających się warunkach biznesowych, firmy znajdują się pod ciągłą presją dostarczania jeszcze większej wartości konsumentom, zwiększania przychodów i udziałów w rynku przy jednoczesnym zmniejszaniu kosztów prowadzenia działalności. W tym celu coraz więcej przedsiębiorstw wprowadza zasady organizacji zgodne z filozofią Lean Management. Koncepcja Lean Management w dużym uproszczeniu polega przede wszystkim na odchudzaniu procesów ze zbędnych czynności, zwanych stratami.

Filozofia Lean Management

Według filozofii Lean Management, wszystko co nie dodaje wartości do produktu lub usługi jest stratą. Celem Lean Management jest identyfikacja i wyeliminowanie siedmiu głównych strat, co doprowadzi do zwiększenia efektywności w procesach wewnętrznych.

7 głównych strat:

  • Nadprodukcja w przedsiębiorstwie wiąże się z brakiem sprawnego przepływu towaru oraz magazynowaniem jego nadmiaru. Pojawia się gdy procesy planowania produkcji są nieefektywne, kiedy produkty są wytwarzane niezależnie od potrzeb lub wielkości sprzedaży.
  • Nadmierne zapasy. Związane są z nadmiarem zamówionych materiałów, które nie są wykorzystywane. Rezultatem jest zamrożenie środków obrotowych oraz generowanie niepotrzebnych kosztów.
  • Zbędny transport. Transport w produkcji jest niezbędny, jednak potrzebne jest kontrolowanie dystansu oraz czasu transportowanych towarów i materiałów. Transport między procesami nie tylko nie dodaje wartości do produktu, ale również zwiększa ryzyko uszkodzeń, zaginięcia transportowanych materiałów lub też opóźnienia.
  • Zbędne ruchy. Są to wszystkie zbędne prace takie jak składanie, rozciąganie, przechodzenie, sięganie, które związane są najczęściej z brakiem ergonomii stanowiska pracy. Powodują one niepotrzebne wydłużenie czasu trwania.
  • Zbędne procesy. Zbędne procesy mogą być rezultatem dodatkowych, zbędnych etapów wytwarzania produktów, używania nieefektywnych, przestarzałych metod czy braku standaryzacji planu pracy.
  • Bezczynność/oczekiwanie. Każda bezczynność jest nieefektywna, niezależnie czy związana jest z awarią maszyn, nieodpowiednio wyszkolonym personelem, niewystarczającą ilością materiału, lub też nieskutecznym planowaniem. Nie wszystkich momentów bezczynności da się uniknąć, ale można minimalizować ich liczbę.
  • Wady/defekty. Wady i defekty prowadzą do zmniejszenia satysfakcji klienta oraz do poświęcenia dodatkowego czasu, energii i środków w celu ich usunięcia.

Eliminacja strat jest kluczowa dla firm, które chcą pozostawać elastyczne i konkurencyjne, jest jedną z najbardziej skutecznych metod zwiększania efektywności operacyjnej każdej firmy.

Wyszczuplanie procesów biznesowych

Wyszczuplanie procesów powinno być procesem ciągłym, więc audyty Lean powinny odbywać się w organizacjach regularnie.

Kroki prowadzące do wyszczuplenia procesów biznesowych:

  • Ocena bieżącej sytuacji. Pierwszym krokiem powinna być analiza bieżącej sytuacji firmy oraz identyfikacja nieefektywności i możliwych obszarów poprawy.
  • Ustalenie źródeł/przyczyn nieefektywności. Następny krok to identyfikacja powodów występowania poszczególnych nieefektywności, przy czym przyczyn występowania jednej nieefektywności może być wiele.
  • Zdefiniowanie stanu docelowego. Gdy nieefektywności w procesach oraz ich przyczyny zostaną zidentyfikowane, należy skupić się na zaprojektowaniu stanu pożądanego w obszarach określonych jako nieefektywne.
  • Opracowanie planu wdrożenia. Składa się na to ustalenie niezbędnych zasobów do wdrożenia usprawnień, oraz opracowanie harmonogramu, oraz priorytetyzacji niezbędnych do wdrożenia działań.
  • Wdrożenie usprawnień oraz pomiary ich rezultatów.

Należy pamiętać, że podejście powinno być indywidualnie dostosowywane do potrzeb każdej firmy, tak, aby móc jak najbardziej efektywnie wykorzystać zasady i narzędzia Lean do osiągnięcia najlepszych rezultatów. Kluczowe jest sprawienie, aby zasady Lean Management były częścią kultury firmy, a nie tylko zestawem narzędzi stosowanym doraźnie, w kryzysowych sytuacjach.

Korzyści z wdrożenia koncepcji Lean

Wdrożenie zasad Lean przynosi korzyści we wszystkich obszarach funkcjonowania organizacji. Według raportu The Lean Report z 2011 roku przygotowanego przez Lean Management Journal, za najważniejsze korzyści z wdrożenia koncepcji Lean Management, ankietowane firmy uznały:

  • Redukcja kosztów (96%)
  • Wzrost efektywności (95%)
  • Redukcja strat (91%)
  • Poprawa terminowości dostaw (90%)
  • Wzrost jakości produktów (87%)
  • Wzrost rentowności (87%)
  • Wzrost satysfakcji klientów (84%)
  • Redukcja zapasów (79%)

Lean Management to filozofia prowadzącą do ulepszenia sposobów, w jaki przedsiębiorstwa świadczą usługi czy wytwarzają i dostarczają produkty klientom. Dodatkową korzyścią jest to, że aspekty takie jak bezpieczeństwo, higiena pracy oraz ergonomia stanowisk również ulegają poprawie.